Gestruikeld over boekhoudsoftware

briefcase-with-money-1417313-1279x959

Mijn accountant heeft me al veel geld bespaard. Omdat ik een BV heb moet er sowieso een accountant worden ingevlogen voor controles, maar ook voor de aangifte inkomstenbelasting uit mijn eenmanszaak heeft hij altijd wel goede tips en betaal ik daardoor niet meer belasting dan dat ik zou moeten betalen.

Bovendien is het altijd leuk en handig om zo eens per jaar te kletsen over beleggen met iemand die dat zelf ook doet.

Sinds ik een paar jaar geleden overstapte van een (te) dure naar een goedkoper èn klantvriendelijker accountantskantoor, werkte ik met een online boekhoudprogramma. Het voordeel van dit programma is, dat we er beiden in kunnen werken en de één ziet wat de ander gedaan heeft. Een ander voordeel is dat er een koppeling gemaakt is met mijn zakelijke rekening. Zo zie je dus (in theorie) in één oogopslag welke rekeningen nog open staan en welke niet.

Nu heeft mijn zakelijke administratie niet zo veel om het lijf. Er gaan maar enkele facturen uit per maand en ook het aantal facturen voor inkopen is beperkt. Waar ik wekelijks een uurtje met mijn privé administratie bezig ben, is vierwekelijks een uurtje genoeg voor de zakelijke administratie, gezien de omvang.

Vaak wordt dat echter eens per zes weken en vervolgens ga ik altijd met frisse tegenzin aan de slag. Zo ook vorige week. En deze week. En dan heb ik mijn administratie nog stééds niet helemaal bijgewerkt en kan ik de BTW-aangifte niet doen.

Verdorie.

De reden is simpel: dat boekhoudprogramma past niet in mijn logica.

Het gemopper.

En dan volgt nu een hoop gemopper dat u van mij best mag overslaan. Maar ik moet het even kwijt. Scroll vooral door naar “de oplossing” wanneer u geen zin hebt in gemopper. Ik begrijp dat best.

Jargon.

De in het programma gebruikte boekhoudkundige termen komen mij vreemd voor en blijven niet hangen. Grootboekrekening, kolommenbelans, grootboekmutatiekaarten, boekingsverslagen, wat the f….. Dit programma is bedoeld voor ZZP-ers, niet voor boekhouders. Rot dus op met je jargon.

Nee ik slinger dit programma niet aan bij iedere factuur die binnenkomt.

En dan is er nog iets. Het programma en ik zijn het niet eens over wannéér je moet boeken. Ik wil namelijk gewoon betalen wanneer het mij uitkomt, automatisch plus de “losse facturen” om de week op vrijdag bijvoorbeeld. Ook de administratie bijwerken doe ik graag wanneer het mij uitkomt.

Het programma heeft een hele andere mening. Dit vindt dat ik, zodrá er een factuur binnen is, álles uit mijn handen moet laten vallen om die factuur meteen te boeken. Vervolgens wil het programma daar dan best een bankmutatie aan koppelen zodat ik kan zien dat de factuur niet meer open staat.

Nope. Niet efficiënt voor mij. Alleen al het opstarten van het programma duurt hiervoor te lang. Ik doe dat dus niet en zo gebeurt het vaker wel dan niet, dat een bankmutatie al is “ingelezen” maar de koppeling met de factuur nog niet gemaakt is. Want die is nog niet ingeboekt.

Waar is dat overzicht dan?

In het programma zitten meerdere “dagboeken”, boekhoudjargon voor “overzicht”. Echter in het overzicht van bankmutaties (“dagboek bankrekening x”) kan ik níet zien welke mutaties al gekoppeld zijn aan mijn boekingen inclusief bijlage, namelijk de factuur.

In een ander overzicht, namelijk “dagboek inkoop” zijn die mutaties zonder factuur sowieso niet zichtbaar. Ook hier kan ik dus niet checken of alles verwerkt is. Soms blijft er namelijk een bonnetje in mijn portemonnee of tas zitten. Ik ben namelijk een mensch, geen robodt.

Rest mij niets anders dan in te loggen bij mijn bank, een download te maken van mijn bankmutaties, deze uit te printen, naar de zolder te gaan om de printjes te halen en met een stift aan de slag te gaan en nog wat verdwaalde facturen erbij te zoeken. Zeg nou zelf…. op papier je boekhouding werken is zó 20e eeuws…..

Ik word daar sjaggerijnig van. Bij voorbaat al. Ik vind namelijk dat ik slim genoeg ben om met dit programma te kunnen werken en dat blijkt dus toch iedere keer niet zo te zijn tenzij ik ga voor de papieren 20e eeuws variant. Dus ik stel deze taak uit. En daarom is het vandaag 18 januari en heb ik mijn BTW-aangifte over q4 nog niet gedaan. Dat is geen ramp maar wat wél een ramp is, is dat het al twéé weken íedere dag op mijn takenlijstje staat.

Mijn best doen.

Mopperen helpt niet, dus in het afgelopen jaar heb ik erg mijn best gedaan om me het programma meer “eigen” te maken. Zo ben ik weleens samen met één van de administratieve medewerkers sámen achter het scherm gekropen om van haar te leren waar het bij  mij mis ging. Toen snapte ik het zeker twee dagen. Maar als het niet je dagelijks werk is, raak je die logica dus blijkbaar kwijt. Ik wel dus. Ik word gewoon weer als vanouds sjaggerijnig.

Ik vind namelijk niet alleen dat ik slim genoeg zou moeten zijn om met dit programma te kunnen werken zonder print-outs. Maar die ochtend heeft me tijd én geld gekost en blijkbaar niets opgeleverd. Ik val gewóón weer terug op die print en die gele stift en dat vind ik stom. Dat kost me te veel tijd. Verdorie.

 

Tot zover mijn gemopper.

De oplossing.

Ik ben niet dom, ook al krijg ik dat gevoel iedere keer wanneer ik dat programma open. Ik ben gewoon geen boekhouder en al helemáál geen accountant. Ieder zijn vak.

Dus ik mailde hem: ik heb tijd genoeg om mijn administratie zélf te doen en ik vind dat (zonder dat stomme programma) ook heel leuk. Ik vertelde enthousiast over hoe ik mijn privé administratie bijhoud, inclusief extrapolaties naar de toekomst en allerlei leuke grafiekjes. Alles wat dat suffe boekhoudprogramma niet kan, dus.

Voor mij is het géén optie om over te stappen op de “schoenendoosmethode” en zijn kantoor voor mij de administratie te laten doen. Ik vind dat een onnodige uitgave. Maar dit programma wil ik gewoon echt niet meer, het kost me té veel gemopper.

Na wat overleg via de telefoon en het heen en weer sturen van een door mij gemaakte en door hem bekeken excel-lijst gaan we gewoon weer terug naar hoe het was. Naar excel. Mijn accountant (of één van zijn assistenten) heeft in de tussentijd heel wat bijgeleerd over hoe je handige zoekfuncties en verwijzingen inbouwt in excel en hoe je overzicht kunt creëren met voorwaardelijke opmaak.

Nog één keer door de zure appel.

We hebben afgesproken dat ik mijn excellijst halverwege q4 een keertje extra opstuur, zodat hij gewoon met me kan meedenken over hoe ik het fiscale jaar zo handig mogelijk kan afsluiten. Soms is het immers een goed idee om een bepaalde investering wel of niet uit te stellen.

En ik? Ik moet nog één keer door die zure appel heen. Want ja… ik ben het met hem eens… die aangifte voor q4 2018… die moet nog éven via dat stomme boekhoudprogramma.

Maar ik heb het abonnement op de software lekker al opgezegd!

10 gedachten over “Gestruikeld over boekhoudsoftware

  1. Mijn accountant probeert mij nog steeds te verleiden om mijn boekhouding online te gaan doen. Tot nu toe doe ik dit in een map. Lekker alles op papier… tabblad… overzichtelijk! Ik was bijna overstag gegaan, omdat ik nu 1,5 uur verderop woon en ik dus moet plannen dat ik 4x per maand in de goede maand in mijn oude woonplaats (en dus bij de accountant) kom. Maar na dit stukje denk ik dat ik het nog maar weer even uitstel. Q1 ligt immers al bij hem, en zo zie ik ook nog eens wat mensen uit mijn oude woonplaats, en ach opsturen is immers ook nog een optie 😉

    Zet hem op met Q4! Het is de laatste keer en daarna lekker een vuurtje van de administratie maken (o dat kan natuurlijk niet, weer een voordeel van papier: na een aantal jaar kun je een jaar symbolisch echt afronden door de boel op te branden!)

    Like

    • Hoi Truus,

      De problemen die ik ervaar zijn ontstaan doordat, zoals ik volgens mij vrij duidelijk beschrijf, mijn logica een andere is dan die van de software (developers).
      Dat is voor iedere gebruiker anders. En ook is iedere software anders.

      Dat ik voor mijn work-around papieren prints nodig heb is voor mij een reden om juist niet meer met die software te willen werken. Ik werk liefst zo digitaal mogelijk namelijk. Van de map met tabbladen die jij beschrijft krijg ik nog meer kriebels dan van de software die ik in de afgelopen jaren gebruikt heb.

      Objectief gezien denk ik dus niet dat jij mijn verhaal kunt gebruiken om de overstap naar de software van jouw boekhouder uit te stellen. Maar als je een smoesje nodig hebt, be my guest… 😉

      Liked by 1 persoon

  2. Herkenbaar 😉 mn boekhouder had een handige site waar ik dingen kon invullen. Dus excel aangepast aan die site perfect. Per 2019 verandert hij alles en zou ik elke bon moeten scannen? Was t niet van plan. Hield alles al bij in excel, en lever t voortaan ook zo in. Ideaal

    Like

  3. Pingback: Mensen zijn geen robots | Struikelen

Wat vind jij daarvan?

Gelieve met een van deze methodes in te loggen om je reactie te plaatsen:

WordPress.com logo

Je reageert onder je WordPress.com account. Log uit /  Bijwerken )

Google photo

Je reageert onder je Google account. Log uit /  Bijwerken )

Twitter-afbeelding

Je reageert onder je Twitter account. Log uit /  Bijwerken )

Facebook foto

Je reageert onder je Facebook account. Log uit /  Bijwerken )

Verbinden met %s